专升本院校行政管理精细化路径探索

　　摘要：在专升本院校行政管理精细化实现进程中存在着一些不可忽视的问题，表现为：行政管理组织结构不合理，缺乏先进科学的行政管理理念，行政管理人员综合素质参差不齐，行政管理监督评价体系缺失，校务公开制度不健全。实现专升本院校行政管理精细化的路径有：建立简约扁平化的行政组织结构，树立“以人为本”的管理理念，优化专升本院校行政管理队伍，建立科学完善的监督评价体系，建立健全专升本院校的校务公开制度。
　　关键词：专升本院校；行政管理；精细化；路径
　　作者：谷晓霞(太原学院，山西太原030032)
　　高等院校的行政管理，是高校各职能部门通过合理分工、相互协作，以学校教学为中心，充分调动并利用学校内外有限的资源，保障高校教育教学的顺利完成，为培养优秀人才这一目标提供服务和帮助。高等院校的行政机构为高等教育事业发展服务，为教学和科研服务，具有权利主体和服务机构的双重角色。精细化管理作为一种新型的管理模式，它具有规范化、标准化、信息化、全面系统、高效率等特点，将一切管理内容优化为有规可循、有章可依的管理活动。精细化管理通过科学细化分工、注重工作细节、优化资源配置、合理降低管理成本等措施实现提高管理效益的目标。在专升本高校的行政管理体系中引进精细化管理的概念，通过建立规范化、标准化、数据化、信息化的精细化管理体系，有利于提升专升本院校行政管理的聚合效应，利于增强专升本院校的活力和竞争力。
　　一、实现专升本院校行政管理精细化的现实意义
　　(一)有利于推动高等教育内涵式发展
　　中国是教育大国，但并非教育强国，尤其是在我国进入高等教育大众化阶段后，在教育资源有限的情况下，我国高等教育必须从外延式发展模式向内涵式发展模式转变[1]。专升本院校实现行政管理法治化、规范化，为提升高等教育人才培养质量、优化教育经费的投入与使用效率、完善高等教育师资队伍建设和现代高校管理制度建设打下坚实的基础。有利于优化高等教育结构，提升高等教育效益和教育质量，促进教育公平；有利于推动以提高质量为核心，高等教育质量、规模、结构、效益、公平的统一协调的高等教育内涵式发展。
　　(二)有利于建立健全现代大学制度
　　现代大学制度[2]是处理大学与政府、大学与社会的关系，包括处理学校内部各种关系的规范化的制度体系，其核心是在国家的宏观调控政策指导下，大学面向社会依法自主办学和实行科学管理，其实质是大学的组织体系、管理体制、学术治理结构以及相应的运作机制的整合。专升本院校实现行政管理精细化，转变了行政管理职能和管理方式，完善了高校制度建设，倡导教职工积极参与学校管理与监督，实施民主管理，协调行政权力和学术权力间的关系，在一定程度上有利于促进现代大学制度的建立。
　　(三)有利于强化专升本院校行政管理的服务特性
　　专升本院校实现行政管理精细化，用规章制度规范和约束各利益相关者的行为意识。同时，高校行政管理人员树立“以人为本”的管理理念和服务大局的管理思想，通过不断提升自身的综合素质和服务水平，把为学校全体师生服务作为高校管理的出发点和落脚点，努力为师生的工作和学习提供良好的环境和优质的服务。专升本院校实现行政管理精细化，强调人人平等，充分考虑并积极维护全体师生员工的合法权益，提高他们在学校决策和管理过程中的参与程度。高校行政管理部门及时向全体师生等利益相关者公布学校重要信息，使高校管理和决策活动更加公正化、透明化，有利于强化专升本院校行政管理的服务特性。
　　(四)有利于促进专升本院校绩效管理
　　高等院校绩效管理，是通过对高校发展战略的建立、目标分解、业绩评价等将绩效成绩用于高等院校日常管理活动中，以激励全体教职工持续提升工作业绩并最终实现学校战略发展目标的管理活动[3]。专升本院校实现行政管理精细化，建立完善的高校管理制度体系，倡导行政服务人员服务标准化、精细化，鼓励教职工积极参与学校运行的监督与管理，实施科学的沟通反馈机制，保障了专升本院校行政管理科学化、透明化，有利于提升专升本院校管理水平及办学效益，有利于促进专升本院校绩效管理。
　　二、专升本院校行政管理现状分析
　　(一)行政管理组织结构不合理
　　目前，我国高校行政管理实行长官负责制且套用机关行政级别，沿袭了科层式体制且其组织结构体现为金字塔式的分层等级结构，其权利由低到高逐级集中。科层制式的组织结构存在管理层级多、队伍臃肿且职能分工界限模糊等不可忽视的弊端。首先，专升本院校管理层级过多体现为：即便仅限于探讨行政职能管理部门的范围内，从书记、院长(校长)首层管理层级开始，下设有副校级、正处级、副处级、正科级、副科级、以及职能部门普通工作人员等共7个管理层级。加之，通过多个专科院校合并而成的专升本院校，每个职能部门都拥有超过10名普通职员，队伍臃肿现象严重。管理层级过多及队伍臃肿的现状，造成信息失真风险增加、机构运行成本增加、工作效率降低及强化官僚作风的结果。其次，各职能部门职责分工多有交叉、管理界限模糊且缺乏合作意识。各行政部门多以部门利益至上而缺乏全局意识，不能从单位整体利益出发思考和解决问题。各部门虽能做到各司其职，但却各自为政且仅完成自己部门职责范围内工作任务，而且部门间缺乏有效的沟通合作，一项工作需要在多个部门之间经过多次周转才可以完成，这无形中增加机构运行成本且降低工作效率。另外，日常行政管理活动中行政人员大多习惯于机械式地照章办事，缺乏随机应变的灵活性和创新力。因为僵化的科层制组织中要求职能个体按照一系列的客观标准来处理问题，却不鼓励根据个人判断寻求创造性解决问题的办法。
　　(二)缺乏先进科学的行政管理理念
　　长期以来，我国高等院校的行政管理组织中存在着官僚主义作风严重的现象。专升本院校缺乏先进科学的行政管理理念，表现为：其一，“官本位”理念严重。传统的科层制的管理方式强调分工、规则，制约以及等级，把“管理”理解为“管制”，管理者与被管理者的关系是存粹的等级制度下的权威关系，管理者凭借手中的职权发号施令，被管理者只能服从并且执行命令，压抑和限制了被管理者的主观积极性和创造性。由此一来，专升本院校的行政管理工作中“官本位”意识凸显，过分强调长官的权威性，唯长官意志是从，管理的科学性、规范性被长官意志取代。其二，部门间缺乏团队意识及合作理念。管理过程中，过分强调部门利益，缺乏全局意识。各部门各司其职，仅仅限于完成自己部门职责范围内的工作任务，与其他部门缺乏有效沟通。另外，官僚制的行政管理方式缺乏人本精神。专升本院校行政管理采用科层建制，重机构设置、重权力分配、重章法，却唯独忽视了以人为本。在行政管理实践中倾向于刚性管理，为了管理而管理，忽视了行政人员的主动性，导致行政人员习惯于机械式地照章办事，变得墨守成规、不思进取，缺乏随机应变的灵活性和创新力。专升本院校缺乏先进科学的行政管理理念，已经严重桎梏了现代高等院校自身发展的需求，高校的行政管理职能由管制向服务转变势在必行。
　　(三)行政管理人员综合素质参差不齐
　　制约专升本院校行政管理效能的众多因素中，行政人员的综合素质是尤为重要的一个。当前专升本院校行政管理中却存在行政管理人员队伍建设滞后的现状，表现有：首先，存在着行政管理人员结构不合理、学历职称偏低、行政管理观念落后、服务意识差、专业知识陈旧、知识面狭窄、计算机应用技术掌握不熟练，无法充分发挥计算机技术在现代行政管理方面的优势。其次，专升本院校的管理层忽视对行政人员的定期培训和继续教育工作，限制了行政人员综合素质的提升，打击了行政人员的工作积极性，导致行政人员因循守旧、仅仅凭经验办公，缺乏创新意识。面对专升本院校行政服务范围的不断扩张和行政管理活动内容的不断丰富，行政人员综合素质参差不齐的现状已经阻碍了专升本院校行政服务水平的提高。
　　(四)行政管理监督评价体系缺失
　　专升本院校的行政管理监督评价体系在监督评价的方式、立法等方面存在着亟待解决的问题，影响了专升本院校行政管理监督评级体系整体效能的充分发挥。表现为：首先，监督评价执行主体缺乏独立性和权威性。目前，专升本院校的行政监察机构须接受高校同级党委或同级行政单位的领导，容易受到同级主管人、财、物等其他职能部门的牵制，有时甚至会屈从于其他外部压力的影响，导致监督评价执行部门难以独立开展工作，监督评价工作缺乏必要的独立性和权威性。其次，缺乏科学完备的监督评价法律法规。目前，专升本院校的行政管理监督评价的立法体系不够科学完备。表现为：法律法规内容残缺不全，立法层次低，权威性不足，对具体怎么监督评价缺乏详细的描述。最后，社会及舆论监督薄弱。目前，在专升本院校的行政管理监督评价体系中，广大社会群体及群众参与高校行政管理监督评价的渠道不畅通，其知情权、决策权、表决权缺乏有效的表达机制，加之新闻舆论监督的力度不足，难以形成有效的“民意压力”，不能充分发挥其监督评价作用。
　　(五)校务公开制度不健全
　　高等院校行政管理工作中，校务公开的内容应该是学校工作的重点和难点，是全体教职工最关心的热点问题。校务公开应该做到政策公开、过程公开，结果公开，保障全体教职工的知情权、参与权、决策权和监督权。但是，专升本院校目前的管理制度中普遍没有制定详细可行的校务公开制度，针对需要公开哪些事情以及公开程度如何等问题没有法制化的标准和尺度，导致在校务公开的内容、公开程度和形式上体现出较大的随意性。另外，专升本院校的实际管理工作中存在着仅重视结果公开，而忽视政策公开和过程公开的现象，导致在重要决策过程中难以借助全体教职工的集体智慧和事前监督、事中监督的缺失。此外，专升本院校的校务公开工作中还存在重视形式但不讲求实效的现象。校务公开工作常常体现为口头上重视，在实际工作中却表现为表面上被动应付的“要我公开”，校务公开工作表面化，只搞形式主义，一味地敷衍了事。
　　三、专升本院校行政管理精细化的实现路径
　　(一)建立简约扁平化的行政组织结构
　　高校行政管理机构膨胀，势必会导致高校行政管理效率低下。专升本院校应当根据自身特征和实际改革需求，改垂直集权的组织机构为简约扁平化组织结构，减少管理层次，实现行政权力下移，提高行政管理效率。组织结构扁平化，就是通过破除组织自上而下的垂直高耸的组织结构，减少管理层次，增加管理幅度，裁减冗员，建立一种紧凑的横向组织结构，达到实现组织灵活、敏捷、富有弹性和创造性的目的。扁平化的组织结构强调组织管理层次的简化、管理幅度的增加及权力下放。扁平化的组织结构具有管理层次少、管理成本低、信息传递度快、信息失真率低、管理跨度大等方面的优势。扁平化的行政组织结构灵活、民主，减少了官僚作风，便于组织内部信息沟通，有利于高层领导清楚地了解基层现状，有利于提高组织管理效率和应变能力，有利于密切管理者和被管理者之间的关系，有利于激发并调动师生的积极性、创造性。
　　(二)树立“以人为本”的管理理念，强化人文管理
　　官僚制的行政管理方式缺乏人本精神的管理理念，已经严重桎梏了现代高等院校自身健康发展的需求。因此，高校的行政管理职能由管制职能向服务职能转变势在必行。高等院校行政管理的主要目标在于通过各职能部门合理分工及相互协作，以学校教学为中心，充分调动并利用学校内外有限的资源，保障高校教育教学的顺利完成，并激发师生的积极性、主动性和创造力，培养符合社会发展需求的优秀人才，实现教育资源的优化配置。“以人为本”要求肯定并尊重每个个体作为人的价值、尊严和自由，树立“以人为本”的管理理念，不仅仅要求把学校师生作为平等个个体看待，更要求把维护学校师生的根本利益放在高校行政管理的首要位置。另外，规范化的高校行政化管理并不支持无序的个人自由。在高校的行政管理制度中树立“以人为本”的管理理念，并不是不依照规章制度管理高校，而是要把“管理”和“服务”和谐融合，既要求严格遵循科学的高校行政管理制度，弱化行政管理的强制性，又要求遵守高等教育发展的客观规律，全心全意为教育教学服务，为科研服务，为师生员工服务[4]。
　　(三)优化专升本院校行政管理队伍建设
　　首先，选拔接受过高等教育且德才兼备的年轻人从事高校行政管理工作，且以德才兼备作为选拔的首要标准。要选拔既具有较高思想道德素质，又具有从事高校行政管理工作所具备的的专业知识技能的年轻人，构建知识化、专业化、年轻化、法制化的行政管理人员队伍。其次，建立健全行政管理人员的科学培训体系。专升本院校以岗位责任制为基础，从实际出发制定科学完善的行政人员培训制度，通过采取灵活的培训形式，促进专升本院校行政管理队伍的健康成长。比如定期举办形式多样的培训班进行岗前培训，进行先进管理理论研究，组织最新的管理制度学习以及开展管理经验交流等，同时，还应该建立行政管理人员轮训制度和年度集体培训制度。通过形式多样的培训，为高校培养一批素质精良、作风过硬、专业的行政管理人才。第三，建立完善的奖惩机制。完善奖惩机制有利于调动行政管理人员的积极性与创造性，提高专升本院校人力资源使用效益。具体措施有：(1)采用岗位津贴与业绩津贴相结合的收入分配方式，鼓励能者多劳、多劳多得，扭转部分行政人员人浮于事的工作态度。(2)引入岗位竞争机制，并采用奖优惩措施，帮助优秀管理人才脱颖而出。建设民主型、学习型、专业性的高校行政管理队伍，从而实现高校行政管理工作专业化、法制化。
　　(四)建立科学完善的行政监督评价体系
　　科学完善的监督评价体系，是对高校行政管理人员日常管理、服务等方面工作的综合考核和科学评价，实现对行政人员服务质量和服务方式的有效监督及控制，是高校行政管理实现精细化不可或缺的重要环节。具体措施有(1)建立健全行政管理监督立法。专升本院校高级管理层要尽快制定《行政管理监督法》和《学校干部行政监督工作条例》等法律法规，使高校行政管理监督有法可依，实现高等教育行政监督法治化。(2)明确行政监督评价主体的责任与权力。专升本院校高级管理层通过立法，明确规定行政监督评价体系的执行主体及其具体的权责范围，赋予行政监督评价工作更强的可操作性。(3)引入外部监督机制。行政监督评价体系的外部监督包括来自上级行政主管机构的监督和社会群众的监督。其中，针对来自社会群众的监督，高校应给予应有的重视确保信访渠道的畅通，充分发挥社会舆论的监督作用[5]。
　　(五)建立健全专升本院校的校务公开制度
　　校务公开，是学校党政领导班子以及相关职能部门将学校的发展规划、改革方案、招生就业情况、学科学位建设、财务收支、干部选拔、人事管理、收入分配等关系到本校教职工切身利益的一切重大事项，通过一定的形式公诸于众并征求全体教职工意见，接受全体教职工监督，组织教职工评判和管理的一种民主管理制度。在专升本院校全面推进校务公开工作，是学校行政管理工作中依靠教职工办好学校，教职工积极参与学校管理，加强民主监督，实现学校管理决策民主化、科学化的重要举措。有利于调动教职工的工作积极性，维护教职工自身合法权益，增强高校领导干部的自律意识。只有坚持实施学校校务公开，通过政策公开、过程公开、结果公开，使学校教职工了解学校发展面临的机遇与挑战，明确学校的奋斗目标，全体教职工才能坚定信念、努力拼搏，实现学校的跨越式发展。